Con il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 24 novembre 2022 n. 433608 prendono forma le disposizioni previste dal Decreto Legislativo n.124/2019 sulla memorizzazione dei dati presenti nelle fatture elettroniche.
Sentendo la necessità di introdurre nuove indicazioni sulla memorizzazione dei dati per i controlli e di aggiornare quanto previsto nel Decreto Fiscale 2020, l’Agenzia delle entrate ha riscritto le regole sull’emissione e sulla ricezione dei documenti in rispetto delle norme sulla privacy.
Dopo tre anni di divergenze con il Garante per la privacy, si è giunti a un accordo. Il documento fissa i punti sull’utilizzo delle informazioni contenute nelle e-fatture per le verifiche da parte dell’Amministrazione finanziaria. È stato stabilito che il patrimonio di dati può essere utilizzato solo per attività istruttorie puntuali.
Il provvedimento n.433608 definisce anche l’attivazione di nuovi servizi web sulla fattura elettronica accessibili tramite SPID, Carta di identità elettronica (CIE), credenziali Fisconline/Entratel, Carta Nazionale dei Servizi (CNS).
Come riportato dal sito Agenda Digitale, i file delle fatture elettroniche acquisiti – i “dati fattura” e i “dati fattura integrati”- saranno memorizzati dall’Agenzia delle entrate fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento, ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi per essere utilizzati dalla Guardia di finanza nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria.
Invece, per quanto riguarda i file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI), esse saranno disponibili nell’area riservata fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI, previa adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici. Se il contribuente deciderà di non aderire al servizio, saranno resi disponibili in consultazione esclusivamente i “dati fattura” (fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento).
Per gli operatori titolari di partita IVA, la consultazione può essere effettuata anche dagli intermediari (delegati dall’articolo 3, comma 3, del D.P.R. 322 del 1998). Per coloro che non sono titolari di partita IVA le fatture elettroniche saranno rese visibili solo a partire dalla data della adesione al servizio di consultazione.
I file delle fatture elettroniche possono essere consultati e acquisiti esclusivamente dal personale delle strutture centrali e delle strutture territoriali dell’Agenzia delle entrate autorizzato nell’ambito delle attività istruttorie connesse all’esecuzione dei rimborsi (articolo 38-bis del d.P.R. n. 633 del 1972); all’esercizio dei poteri (articoli 51 del d.P.R. n. 633 del 1972 e 32 del d.P.R. n. 600 del 1973); all’espletamento degli accessi, ispezioni e verifiche (articoli 52 del d.P.R. n. 633 del 1972 e 33 del d.P.R. n. 600 del 1973); al controllo formale delle dichiarazioni (articolo 36-ter del d.P.R. n. 600 del 1973); al controllo preventivo sulle dichiarazioni presentate mediante modello 730 con esito a rimborso (articolo 5, comma 3-bis, del decreto legislativo 21 novembre 2014, n. 175).
Il Garante per la tutela dei dai personali ha dato definitivamente il via libera all’Agenzia delle entrate per la memorizzazione dei file in formato XML relativi alle fatture elettroniche.
Si è stabilito che l’accesso ai file XML delle e-fatture emesse nei confronti di consumatori finali è consentito “per controlli fiscali nei confronti del consumatore finale avviati esclusivamente nei casi di attività di verifica della spettanza di detrazioni, deduzioni o agevolazioni fiscali, ovvero nei casi di verifiche puntuali, qualora le stesse siano state poste in essere preliminarmente nei confronti di operatori economici, i cui beni ceduti o servizi prestati oggetto della fattura siano stati acquistati dal predetto consumatore e gli elementi della stessa siano tali da far emergere un rischio di evasione fiscale”.
Per le fatture emesse da cedenti o prestatori che operano nel settore legale, il nuovo provvedimento prevede che i files fattura vengano cifrati e conservati in un’area separata di “storage”. L’ accesso sarà consentito solo previa richiesta o autorizzazione dell’Autorità Giudiziaria, o in caso di un procedimento contenzioso di tipo civile, penale, tributario, previa richiesta del Giudice.
Naturalmente, l’accesso e il trattamento dei dati memorizzati dal SdI da parte del personale dell’Agenzia delle entrate saranno tracciati. Tutto questo semplificherà molto la procedura di acquisizione delle fatture in casi di accessi, ispezioni o verifiche.
Per evitare situazioni di pratiche illecite, come le emissioni di fatture elettroniche fraudolente, l’Agenza delle entrate disporrà di un sito web di censimento del canale abituale di trasmissione utilizzato dall’operatore IVA. In questo modo, se si dovesse registrare da parte del SdI una fattura elettronica proveniente da un canale diverso, il sistema invierà una e-mail di alert all’indirizzo PEC dell’operatore IVA.
Tuttavia, dato che l’Agenzia delle Entrate è autorizzata alla conservazione di tutti i file nel formato XML delle fatture elettroniche per almeno otto anni, ci sono ancora alcune perplessità sulla ratio che prevede l’obbligo di conservazione a carico del contribuente. Tali dubbi si devono a molteplici fattori.