Lo Smart Working, fra innovazione digitale e strategie formative

Lo sviluppo e l’evolversi della pandemia legata al COVID-19 ha contribuito a confermare una tendenza ormai ben nota legata a come il nostro paese è in grado di far fronte alle esigenze che di volta in volta si presentano nella naturale evoluzione della vita umana : eccellente nelle situazioni di emergenza, dove sia dal punto di vista personale che da quello legato alle varie comunità territoriali, diamo il meglio di noi stessi, fortemente deficitario quando si tratta di programmare, pianificare gli sviluppi evolutivi della società civile in funzione dei cambiamenti tecnologici e delle svariate forme di innovazione che nel tempo si presentano davanti ai nostri occhi.

Un esempio altamente significativo è quello dello Smart Working, un modello di lavoro agile innovativo che avrebbe dovuto obbligare da tempo le organizzazioni ad intraprendere quella trasformazione dei propri processi organizzativi ritenuta necessaria per un pieno recupero della propria competitività in un mercato planetario in continuo cambiamento.

Dunque la trasformazione digitale, la “Digital Disruption”, i nuovi paradigmi digitali, i cambi organizzativi legati al digitale. E’ evidente come il digitale sembra essere entrato in tutti gli aspetti della nostra vita, sia in quella pubblica che in quella privata, promettendo da un lato efficienza e maggiore capacità produttiva, dall’altro maggiore benessere e ottimale utilizzazione del tempo libero da dedicare alla famiglia e/o ai propri interessi. Se ci riferiamo in particolare agli aspetti professionali e ci interroghiamo su cosa effettivamente promette l’introduzione del digitale all’interno delle organizzazioni industriali ed istituzionali certamente dovremmo rispondere che nelle prime (aziende industriali, PMI, Start-up) esiste un obiettivo assodato di un recupero di efficienza e di competitività in un contesto di mercato sempre più globalizzato mentre nelle seconde (utilities, ministeri, organizzazioni territoriali sanitarie) si deve far riferimento soprattutto alla maggiore efficienza dei servizi che le istituzioni stesse per mandato devono poter erogare al cittadino. In particolare le risposte alle richieste che vengono dalla collettività debbono poter essere gestite attraverso interventi più strutturati e con un certo grado di direttività. Dunque il primo passo è costituito dall’introduzione delle nuove tecnologie digitali all’interno delle organizzazioni per ottenere:

• Efficienza
• Contenimento dei costi
• Maggiore capacità di competere nel proprio mercato di riferimento anche la creazione di reti di interesse professionale

Il secondo driver fondamentale per traguardare gli obiettivi indicati dal sentiero digitale è costituito dalla formazione e dalla creazione di skill adeguati, in grado di guidare il processo di introduzione delle tecnologie digitali soprattutto all’interno di un’organizzazione complessa. Questo processo deve essere gestito in primis a livello manageriale e, dunque, è assolutamente fondamentale che i soggetti che cercano di trarre dall’introduzione del digitale la nuova linfa vitale  per un riposizionamento adeguato delle proprie ambizioni competitive si dotino di figure professionali adeguate, Innovation Manager preparati e competenti, allo scopo di affidare ad essi la guida della trasformazione in azienda andando ad operare con relativa autonomia su tutti i processi vitali che costituiscono l’ossatura stesa del soggetto industriale.Ed è proprio questo il punto cruciale della trasformazione digitale : non si tratta infatti soltanto di una attività di introduzione di tecnologie innovative all’interno di strutture spesso poco propense a recepire i valori del cambiamento, ma è necessario che l’introduzione del digitale indirizzi un vero e proprio cambiamento di paradigma nel modo di lavorare e nell’organizzazione stessa del lavoro all’interno dell’azienda.

E’ necessario rivedere tutti i processi interni alle organizzazioni, le modalità di interazione fra gli stessi e come gli stessi processi debbono relazionarsi con i clienti esterni e gli stakeholders del proprio mercato di rifermento.

Dunque una rivoluzione tecnologica e organizzativa allo stesso tempo. Le tecnologie che abilitano le trasformazioni strutturali e conferiscono maggiore efficienza all’interoperabilità fra le differenti unità divisionali di un’organizzazione.

Lo Smart Working rappresenta evidentemente un modello organizzativo che risponde in modo efficace a queste esigenze di cambiamento e di efficienza indirizzate dalla trasformazione digitale.

Per la realizzazione di un modello di Smart Working pensato e ipotizzato all’interno di un processo di trasformazione digitale occorre porre grande attenzione ad una serie di elementi componenti che complessivamente contribuiscono a soddisfare un requisito fondamentale a cui tendere: la completa virtualizzazione dell’ambiente di lavoro, cioè a dire che in postazione di smartworking il comportamento della persona dovrebbe tendere ad essere assolutamente identico a quello che avrebbe se si trovasse nel proprio ambiente di lavoro.

• Analisi del contesto nel quale la persona effettua il suo lavoro e valutazione attenta dei requisiti di base per lo svolgimento del lavoro stesso
• Introduzione delle tecnologie abilitanti fra le quali:
  1. Connessioni a banda ultralarga ottenibili attraverso la rete wirelinein fibra fino alla postazione-utente o attraverso la rete wireless in prospettiva con la disponibilità della rete 5G
  2. Eventuale utilizzo di un centralino telefonico in cloud in modo da poter virtualizzare su qualunque dispositivo (smartphone, tablet, PC, notebook) il proprio numero telefonico di ufficio
  3. Disponibilità di firewall aziendali e attivazioni di connessioni con reti private virtuali (VPN) – Nelle attività da remoto è molto importante poter accedere alle risorse e ai gestionali aziendali attraverso la nuvola con collegamenti sicuri grazie ad uno strumento indispensabile in questo contesto: la VPN. La VPN rappresenta una configurazione che permette di inviare e di ricevere dati su reti private attraverso la rete pubblica, a condizione che i device in uso siano stati appositamente e correttamente configurati. Così, collegandosi da un PC da remoto, da un tablet o da uno smartphone su cui sia stata configurata una VPN, è possibile stabilire un collegamento sicuro da remoto con le applicazioni che normalmente vengono usate sul posto di lavoro. Ovviamente per questo viene utilizzato un collegamento protetto che sfrutta un protocollo di tunnelingcriptato.Tral varie configurazioni di tunneling più adottate quella più utilizzata è quella denominata “site-to-site”, che collega l’infrastruttura corporate al dispositivo che sta in remoto attraverso due end-point che codificano e rendono sicura la comunicazione. Quindi, in sintesi, dovendo creare una comunicazione con il gestionale aziendale e con tutti gli strumenti di condivisione delle risorse, o dovendo inserire nuovi contenuti sul sito web o su un blog corporate, devo avere a disposizione una buona connettività alla rete, una logistica adeguate ed un computer aziendale. Sul computer è necessario configurare il profilo della VPN aziendale e creare il collegamento a qualsiasi SW o risorsa dell’azienda, come se si fosse in ufficio ed evidentemente rispettando tutte le più rigide misure di sicurezza e privacy.
  4. Possibilità di utilizzo di sistemi di Document Management per firma elettronica, gestione archivi, conversioni da remoto
  5. Possibilità di utilizzo di piattaforme specifiche di video conferenza attraverso le quali poter effettuare video chiamate e riunioni complesse fra un numero nutrito di partecipanti in modo sicuro ed affidabile
  6. Utilizzo di strumenti di social collaboration e di condivisione di contenuti e risorse in forma virtuale
• Attivazione degli elementi di sicurezza e protezione dei dati. Gli ambienti nei quali vengono svolte le attività in Smart Working debbono soddisfare a requisiti di sicurezza adeguati, soprattutto se si ha a che fare con informazioni di tipo “sensibile” e sulle quali debbono essere imposte regole di protezione delle stesse, in piena conformità con il nuovo regolamento europeo per la protezione dei dati personali (GDPR). Elementi di criptazione e di anonimizzazione debbono essere previsti in forma adeguata per salvaguardare la segretezza di alcune informazioni e/o la sensibilità di altre. E’ evidente che oltre a quella informatica, anche la sicurezza fisica della postazione deve essere garantita. Gli strumenti di lavoro debbono infatti garantire la mancata accessibilità agli stessi da parte di estranei e la realizzazione di back-up completi di tutto l’ambiente scanditi da intervalli temporali precisi.
• Ristrutturazione del lay-out fisici – Gli ambienti di lavoro “smart” debbono soddisfare ulteriormente a requisiti che influenzino positivamente la concentrazione della persona e l’isolamento acustico quando necessario. Dunque gli spazi stessi debbono possedere caratteristiche orientate a favorire le attitudini e le predisposizioni delle persone stesse.
• Formazione – Lo Smart Working rappresenta un nuovo modello di organizzazione aziendale e di ristrutturazioni dei processi delle stesse. Cambiano le relazioni fra le persone e l’attitudine attraverso la quale ci si relaziona con i processi aziendali. E’ necessario effettuare un vero e proprio “change management” che consente di rivisitare completamente il rapporto con i propri manager e fra colleghi. Viene dunque introdotto in maniera pervasiva il concetto del lavoro per obiettivi. A tale scopo si rende necessario un periodo di formazione e di acquisizione dei nuovi concetti e tecnologie che permettono di costruire una mentalità di lavoro innovativa e di social relationship. Un corretto periodo di formazione dovrebbe prevedere almeno i seguenti contenuti:
  1. Principi dello Smart Working, applicazioni e norme di riferimento
  2. Corretto utilizzo dell’infrastruttura IT nell’ambiente domestico in relazione al proprio contesto aziendale
  3. Corretto utilizzo degli spazi domestici e del relativo contesto
  4. Identificazione delle attenzioni da perseguire in ambito Cybersecurity e GDPR
  5. Strumenti di social collaboration in ambito aziendale e loro utilizzo funzionale
  6. Gestione del proprio lavoro e delle relazioni in funzione del proprio obiettivo e di quello del team di appartenenza

Tutto quanto espresso in precedenza presuppone una programmazione adeguata del percorso innovativo ed una introduzione graduale di tutti gli elementi che compongono il percorso stesso. Durante lo sviluppo delle attività è importante prevedere delle fasi di test e di generazione di feedback attraverso le quali il percorso innovativo è in grado di raggiungere la sua piena maturità e massimizzare la sua efficacia.

Quando si lavora in emergenza, come è accaduto purtroppo in tempo di COVID-19, e si attivano iniziative con forti contenuti innovativi senza una adeguata preparazione ex-ante, si creano situazioni dannose per l’ambiente e per le persone stesse alle quali successivamente risulta difficile porre rimedio adeguato.

Ci auguriamo che il nostro paese abbia ben compreso la lezione.