Il registro dei visitatori in genere riporta nome e cognome del visitatore, il ruolo/società di appartenenza, la funzione/persona con la quale deve conferire, la data e l’orario di ingresso, l’orario di uscita e, quando previsto, il numero di badge che gli viene fornito; in molti casi è prevista anche la firma in entrata ed in uscita. Talvolta è richiesta la verifica dell’identità del visitatore, ad esempio tramite un documento, e molto saltuariamente, tale documento è conservato presso la reception fino a quando il visitatore non registra l’uscita e/o ne viene effettuata una fotocopia.
Il registro dei visitatori è predisposto essenzialmente con due finalità. La prima è quella di tenere traccia di quanti sono presenti in azienda, affinché, nel caso di una condizione emergenziale sia possibile verificare la presenza anche degli esterni e la seconda finalità è quella di mantenere un riscontro della presenza di esterni al fine della raccolta di informazioni.
Le domande da porsi in relazione alla protezione dei dati, desumibili dal registro, riguardano l’applicazione del principio della minimizzazione, cioè è opportuno valutare la reale necessità di raccogliere la firma del visitatore e di trattenere ed eventualmente effettuare una copia di un documento di identità. Questi dati non sono utili, tanto meno se la finalità del registro visitatori è solo quella della verifica della presenza degli esterni in caso di condizioni emergenziali; questo aspetto risulta ancora più critico nel caso in cui fosse trattata una firma ricorrendo a supporti elettronici. La condizione potrebbe essere diversa nel caso di aziende che, per motivi di sicurezza hanno la reale necessità di accertarsi dell’identità del visitatore, ad esempio nel caso di aziende che operano in comparti in cui la riservatezza è d’obbligo.
La presenza del registro dei visitatori comporta l’aggiornamento del registro dei trattamenti, l’individuazione dei tempi di conservazione nonché della funzione incaricata della distruzione (versione cartacea o elettronica), e la predisposizione di un’informativa per i visitatori.
Per quanto concerne i tempi di conservazione del registro, se la finalità è solo quella del monitoraggio degli esterni per motivi di sicurezza il registro può essere eliminato con frequenza giornaliera/settimanale; se invece la finalità è quella di tenere sotto controllo le prestazioni di un professionista per verificare la fatturazione della sua prestazione, il registro dei visitatori deve venir conservato per qualche mese, dopo che sono state effettuate le verifiche senza rilevare anomalie. Quindi, il registro visitatori potrebbe essere eliminato già dopo poche settimane dalla compilazione, ma nella maggior parte delle aziende ciò non avviene e vengono conservati registri di visitatori per lungo tempo.
Il registro dei visitatori è un documento poco considerato all’interno di un’organizzazione; in realtà presenta, come sempre quando si parla protezione dei dati personali, più implicazioni di quanto non possa apparire ad una lettura superficiale.