Il provvedimento del Garante Privacy del 4 dicembre 2019, che conserva una straordinaria attualità applicativa, ha stabilito come l’email aziendale usata da un ex dipendente dimissionario o licenziato debba essere chiusa in virtù dei principi di liceità e correttezza che salvaguardano il trattamento dei dati personali.
È vietato, pertanto, mantenere attivo l’indirizzo di posta per reindirizzare i messaggi contenuti verso la casella di un altro lavoratore attualmente impiegato presso l’azienda.
Quando cessa il rapporto di lavoro, dunque, bisogna disattivare l’account di posta del lavoratore informando della disattivazione i terzi con sistemi automatici e fornire i nuovi recapiti di posta elettronica a cui indirizzare le nuove comunicazioni dirette all’azienda.
È altresì importante prendere degli accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo nelle more di tempo necessario per la cancellazione dell’account stesso.
Un problema si pone quando il Titolare ha necessità di accedere alle caselle mail del dipendente cessato per reperire informazioni utili all’efficiente gestione della propria attività: risulta chiaro che in questo caso detta esigenza deve essere contemperata con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte dei dipendenti nonché dei terzi.
Se l’account è solo disattivato e non ancora cancellato, l’azienda dispone ancora dei dati relativi alla posta elettronica già acquisiti e si verifica dunque un ulteriore trattamento dei dati che non è consentito “fatta salva la conservazione per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria, nei limiti di legge”.
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